Automatyczna archiwizacja lub usuwanie starych wiadomości w Outlook 2010

W skrzynce pocztowej w miarę tworzenia i odbierania nowych wiadomości ilość gromadzonych danych rośnie. Aby uporządkować miejsce w programie pocztowym lub na serwerze, stare wiadomości można przenieść do archiwum lub trwale usunąć.

Podczas pierwszego uruchomienia programu Outlook autoarchiwizacja jest domyślnie włączona i jest uruchamiana co 14 dni.

Domyślny okres przedawnienia dla poszczególnych folderów programu Outlook jest następujący:

default

Aby skonfigurować własne ustawienia autoarchiwizacji należy:

Na liście folderów w okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy folder, który chcesz zmienić, a następnie kliknij polecenie Właściwości.

mail-1

Przejdź na zakładkę Archiwizacja i wybierz odpowiednie dla siebie opcje.

autoarchiwizacja

W moim przypadku wybrałem Archiwizuj elementy w tym folderze[…] i zmieniłem domyślne ustawienia.

usuwanie

Opcja Uruchom autoarchiwizację co n dni określa, jak często ma być wykonywana autoarchiwizacja. Archiwizowanie wielu elementów jednocześnie może spowalniać działanie komputera. Lepiej więc przeprowadzać autoarchiwizację częściej, aby zmniejszyć liczbę przetwarzanych elementów.

Aby wyłączyć funkcję autoarchiwizacji, należy wyczyścić pole wyboru Uruchom autoarchiwizację co n dni.

Opcja Monituj przed rozpoczęciem autoarchiwizacji określa, czy przed rozpoczęciem autoarchiwizacji elementów będzie wyświetlany komunikat z przypomnieniem. Po jego wyświetleniu można kliknąć przycisk Nie w komunikacie, co spowoduje anulowanie sesji autoarchiwizacji.

Archiwizuj lub usuń stare elementy ta opcja umożliwia wprowadzenie lub zmianę następnych ustawień.

Pokaż folder archiwum na liście folderów zaznaczenie tego pola wyboru powoduje wyświetlenie folderu archiwum razem z innymi folderami roboczymi w okienku nawigacji.

Opcja Usuń elementy starsze niż umożliwia określenie wieku elementów powodującego ich archiwizację: liczby dni, tygodni lub miesięcy (od 1 dnia do 60 miesięcy).

Przenieś stare elementy do  zaznaczenie tego pola wyboru powoduje archiwizowanie starych elementów zamiast ich automatycznego usuwania. Folder domyślny jest wyświetlany w polu. Aby użyć innego folderu, wprowadź jego lokalizację w polu lub kliknij przycisk Przeglądaj.

Usuń trwale stare elementy ta opcja usuwa wszelkie wygasłe elementy. Nie są one przenoszone i nie jest zachowywana ich kopia archiwalna.

Zastosuj te ustawienia teraz do wszystkich folderów ta opcja powoduje zastosowanie ustawień autoarchiwizacji, włącznie ze zmianami, do wszystkich folderów. Nie należy jej używać, gdy opcje autoarchiwizacji mamy skonfigurowane indywidualnie do do różnych folderów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *