W związku z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF, firmy dostosowują swoje procesy do nowych wymogów prawnych oraz dążą do ich automatyzacji i usprawnienia obiegu dokumentów.
Wielu odbiorców, aby umożliwić prawidłowe księgowanie faktur oraz ich poprawne przypisywanie do odpowiednich jednostek organizacyjnych, prosi swoich dostawców o uzupełnianie dodatkowych danych identyfikacyjnych. Informacje te pozwalają na automatyczną segregację dokumentów, co jest szczególnie istotne w przypadku firm wielooddziałowych oraz organizacji o złożonej strukturze.
W tym wpisie pokażemy, jak skonfigurować wybrane wymagania na przykładzie pracy w programie Subiekt GT, tak aby wystawiana faktura była zgodna z zaleceniami odbiorcy oraz poprawnie przekazywana do KSeF.
Numer zamówienia
Numer zamówienia możemy ustawić, tworząc dokument ZK, czyli zamówienie od klienta. W tym celu wpisujemy numer zamówienia w polu „Numer oryginału”.
Po przekształceniu lub realizacji zamówienia do faktury VAT, wartość ta zostanie automatycznie przeniesiona do struktury pliku XML i przekazana do Krajowego Systemu e-Faktur w sekcji:
Faktura → FA → WarunkiTransakcji → Zamówienia → NrZamowienia
Dzięki temu odbiorca może jednoznacznie powiązać fakturę z wcześniej złożonym zamówieniem.
Podmiot trzeci
Sekcja Podmiot3 jest elementem opcjonalnym w strukturze faktury KSeF. Umożliwia ona wskazanie dodatkowego podmiotu uczestniczącego w transakcji — poza sprzedawcą i nabywcą — na przykład pracownika, jednostki budżetowej lub oddziału firmy.
Pozwala to na precyzyjne przypisanie kosztów do odpowiednich działów, lokalizacji lub jednostek organizacyjnych. W programie Subiekt GT dane podmiotu trzeciego możemy wskazać w polu Odbiorca.
Numer IDWew
Numer IDWew umożliwia odbiór faktury bezpośrednio przez oddział lub inną jednostkę wewnętrzną, bez konieczności pośrednictwa jednostki macierzystej.
Numer ten powinien składać się z numeru NIP, myślnika oraz pięciu dodatkowych znaków, na przykład:
1234567890-ABCDE
W programie Subiekt GT numer IDWew znajdziemy na karcie kontrahenta w zakładce Płatności, w sekcji Podmiot powiązany.
Wartość ta jest przekazywana do KSeF wraz z danymi podmiotu trzeciego i zapisywana w strukturze XML w sekcji:
Faktura → FA → Podmiot3 → DaneIdentyfikacyjne → IDWew
Numer GLN
Globalny Numer Lokalizacyjny, czyli GLN, to 13-cyfrowy identyfikator służący do jednoznacznego określenia fizycznej lokalizacji podmiotu, na przykład magazynu, oddziału lub punktu odbioru.
Program Subiekt GT, od wersji 1.87, posiada w bazie danych pola umożliwiające zapis numeru GLN, jednak w standardowym interfejsie programu nie ma jeszcze dedykowanego pola do jego edycji. W tym celu wykorzystamy naszą autorską aplikację pomocniczą, która umożliwia szybkie i wygodne uzupełnienie tego numeru.
Po uruchomieniu programu łączymy się z bazą danych, wybieramy odpowiedni podmiot, a następnie wskazujemy typ modyfikowanego adresu.
Aplikacja na bieżąco weryfikuje poprawność wpisywanej wartości — błędny numer GLN jest oznaczany czerwoną ramką i nie może zostać zapisany. Dopiero poprawne wprowadzenie 13 cyfr umożliwia zapis danych.
Warto pamiętać, że Subiekt GT przechowuje historię adresów kontrahenta. Jeśli dokument korzysta z wcześniej zapisanego adresu, numer GLN może nie zostać uwzględniony w pliku XML. Aby dodać numer GLN również do historycznych adresów, należy zaznaczyć opcję „Zastąp istniejące wartości historyczne”.
Poprawnie wygenerowany dokument będzie zawierał numer GLN w strukturze:
Faktura → FA → Podmiot3 → Adres → GLN
